안녕하세요 회사 간 공문, 관공서 공문 등 회사를 운영하면 공문을 작성해야 하는 상황이 종종 생기곤 합니다. 그래서 오늘은 공문 작성 방법과 함께 공문 양식을 공유해 보려 합니다. 필요한 분들은 공문 작성 방법과 함께 무료 서식 공유해 보시기 바랍니다.
공문 작성 방법에 대해...
공문은 불필요한 말을 주저리 주저리 쓰는 것이 아닙니다. 정확하고 간결하게 작성하고, 상대방이 이해할 수 있는 단어들로 하여 작성을 하게 됩니다. 대외적으로 보내는 공문 양식의 경우 규정된 절차에 따라 보내야 하며, 이것은 대외적 신뢰와 품위를 높일 수 있습니다.
1. 정확하게 작성해야한다.
공문 작성방법 첫번째는 정확하게 작성하는 것이다. 육하원칙에 맞추어 작성하고 잘못된 부호, 글자 등을 반드시 검토하여 보내야 합니다.
2. 누구나 쉽게 이해할 수 있도록 작성한다.
대외적으로 보내지는 공문의 경우 가급적이면 전문용어나 한자보다는 알기 쉬운 용어, 단어를 선택하는 것이 좋습니다. 담당자들은 서로 알 수 있을지 몰라도, 상위 직급자들은 전문 부분에 따라 그 내용을 이해하기 어려울 수 있기 때문입니다.
3. 논리 정연하게 정리해서 작성 합니다.
작성하려는 주재, 내용의 일관성이 중요합니다. 뒤죽박죽, 이것저것이 아니라, 보내려는 공문 제목에 맞춰 해당 내용 이외에 불필요한 말은 삽갑니다.
4. 간결하게 정리해서 작성합니다.
네 번째 공문 작성 방법에 대해서 알아보겠습니다. 글을 작성할 때 문장들을 서술형으로 나열하기보다는 반드시 필요한 내용을 대분류, 소분류, 숫자 부호 등을 이용하여 간결하게 정리하는 것이 좋습니다. 너무 딱딱하지 않을까? 고민하지 않아도 됩니다.
5. 공문 양식 및 용지 서식 통일
한 곳으로 여러 번 보내거나, 다양한 업체로 보내게 된다면 공문 양식을 통일하는 것이 좋습니다. 서식을 통일해야만 상대방도 알아보기 쉽기 때문입니다. 그리고 자기 회사, 혹은 기관에서 자주 사용하는 문장으로 구성을 하는 것이 좋습니다.
공문 작성 주의 사항
회사 공문 작성 방법 중 작성 시에 필요한 주의사항을 알아보겠습니다. 회사 공문의 경우 서명된 문서로 보내기 때문에 이것은 매우 중요한 문서입니다. 또한 특정 회사, 기관에 요청하는 형태, 실행하는 형태 등의 내용이 될 수 있으므로 매우 중요하게 처리해야 하며, 가능한 부분에 대한 내용으로 작성이 되어야 합니다.
1. 공문 처리
정확한 목적을 명확하게 하기 위해서 문서의 내용, 성질 등을 정확하게 표시하고 처리기간이나 방법이 제각기 다를 수 있으므로 공문 처리는 당일 바로 처리해 주는 것이 좋습니다.
2. 위법하거나 시행 불가능한 사항
해당 공문을 받은 사람이 실행을 하기 위해서 위법이나, 시행이 불가능한 부분이 없도록 정리되어야 합니다. 실행이 필요한 분야에 위법하거나 시행이 불가능한 사항이 없도록 해야 합니다.
3. 작성자 혹은 상대방의 권한 내에서 할 수 있는 것
때로는 작성자 혹은 상대방의 직무 범위 이외의 것을 요청하는 경우가 있습니다. 이러한 것은 피해야 하며, 2번에서 이야기한 위법, 시행 불가능한 부분도 지켜져야 합니다. 그래서 직무 범위가 맞다면 책임 있게 신속 정확하게 처리해야 합니다.
4. 규정된 절차에 의한 형식
공문 작성 방법에도 말씀드렸던 부분인데, 회사든 관공서든 규정된 절차에 의해서 공문이 작성, 발송되어야 하며, 공문 양식 또한 표준적으로 회사에서 지정한 공문서식을 이용하여 작성이 되어야 합니다. 공문은 관계법령이나 규정에 따라 형식을 갖춰야 되는 것은 물론이고 권한을 가지고 있는 담당자에 의해 작성되고 처리돼야 합니다.
5. 법인의 인감 관리
공문 양식에 작성이 완료되었다면 마지막으로 법인 임감을 날인해야 합니다. 하지만 법인 인감은 대표이사가 보관하거나 지정 담당자가 가지고 있게 됩니다. 이것은 법인 임감의 부당한 사용을 막기 위해서 이므로 체계적으로 공문 발송 대장, 인감도장 사용대장 등으로 관리하여 이용해야 합니다.
공문 양식 무료 공유
아래 공유되는 것은 총 3종의 공문 양식 파일입니다. 한글과 워드, 엑셀로 구성이 되어있으며, 파일이 3가지라서 압축파일로 제공을 해드립니다. 압축파일에만 비번을 설정해 두었으니 이용하시는 분들은 1357913579의 비번을 꼭 확인하시고 이용하시기 바랍니다.
위에 공문 양식 공유하며 공문 작성 방법까지 알아보았습니다. 공문은 단체나 회사 공공기관에서 내부 혹은 대외적으로 보내기 위해서 작성이 되는 것입니다. 회사의 업무 협조를 목적으로 작성하는 것이 일반적인 부분이며, 회사 및 단체를 대표하는 문서로 취급이 되기 때문에 체계적인 관리를 해야 합니다. 위의 공문 작성 방법과 주의사항을 확인하시고 정확한 작성과 관리를 하시기 바랍니다.
여기까지 공문 양식 공유드리고 공문 작성방법 확인해 보았으니 오늘 포스팅을 이것으로 마치도록 하겠습니다. 도움이 되셨으면 좋겠어요^^
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